Software für die Ordnung im Freienbüro
Programme zur Verwaltung der Geschäftsprozesse bieten Konzernen Effizienzsteigerungen. Vermehrt kommen solche Produkte auch für Kleinbetriebe und Freiberufler auf den Markt. Lohnt die Anschaffung?
Ist der in seiner Zettelwirtschaft versinkende freiberufliche Journalist ein Klischee oder Realität? Beides natürlich, je nach Persönlichkeit und Routine mehr zum einen oder anderen tendierend. Für große Unternehmen gibt es schon lange Programme, die bei der Verwaltung der Kundendaten, der Erstellung von Angeboten oder Rechnungen und der Finanzverwaltung behilflich sind – Software zur Steuerung der Geschäftsprozesse. Zuviel Zettelwirtschaft kann durch Doppelarbeit oder vergessene Rechnungskontrolle zu finanziellen Einbußen oder schlicht zu Mehrarbeit führen. Das ist ärgerlich und die Versuchung groß, durch Software Ordnung in die eigenen Geschäftsprozesse zu bringen. Mittlerweile sind Programme auf dem Markt, die auf Freiberufler und kleine Unternehmen wie etwa Pressebüros zugeschnitten sind. Lohnt sich die Anschaffung? «M» hat „PC-Kaufmann Freiberufler 2004“ getestet, zum Preis von knapp 120 Euro vertrieben von SageKHK (www.sagekhk.de). Nach deren Darstellung unterstützt das Produkt beim Erstellen von Angeboten, dem Abrechnen von Leistungen, der Zahlungsüberwachung, sowie der Erstellung von Meldungen an das Finanzamt.
Im Test gab es bei Installation und Inbetriebnahme nichts auszusetzen. Unschön ist die quasi zwangsweise Registrierung. Laut Lizenzvertrag wird die Software ohne diese sogar unrechtmäßig genutzt, in der Praxis funktioniert sie zwar, nervt aber mit ständigen Aufforderungen zu Registrierung. Tatsächlich ist der in der Registrierung enthaltene kostenlose Support für 30 Tage durchaus sinnvoll – und erfreulicherweise auch kompetent. Wer das Handbuch nicht ignoriert, sollte innerhalb eines Tages mit einem Testmandanten zu einer grundsätzlichen Beherrschung der wichtigsten Funktionen gelangen. Also ein Angebot erstellen und die passende Rechnung per Knopfdruck produzieren können. Das Programm legt dabei automatisch Listen mit offenen Angeboten und Rechnungen an, so dass deren Kontrolle erleichtert wird. Und die Vorgänge werden direkt in eine Finanzbuchhaltung übernommen, so dass Umsatzsteueranmeldung oder Einnahme-Überschuss-Rechnung – vorausgesetzt, das Programm wurde konsequent für alle Rechnungsvorgänge und Betriebsausgaben genutzt – eine Sache von wenigen Minuten sein kann.
Größtes Manko sind sicher die starren Vorgaben bei der Angebotserstellung – hier kommt der freie Journalist, der in der Regel keine oder nur wenige standardisierte Produkte anbietet, nur über Sonderfunktionen zur Möglichkeit, etwas detailliertere Angebote zu schreiben. Vor allem wegen dieses Nachteils, aber auch weil letztlich ein doch recht hohes Maß an Einarbeitung und große Disziplin in der täglichen Arbeit erforderlich sind, erscheint „PC-Kaufmann Freiberufler 2004“ für den vor allem journalistisch arbeitenden Freiberufler letztlich doch ziemlich überdimensioniert. Positiver könnte das Urteil aber aus Sicht von PR-Büros ausfallen.