Bytes statt Zettel?

Software für die Ordnung im Freienbüro

Programme zur Verwaltung der Geschäftsprozesse bieten Konzernen Effizienzsteigerungen. Vermehrt kommen solche Produkte auch für Kleinbetriebe und Freiberufler auf den Markt. Lohnt die Anschaffung?

Ist der in seiner Zettelwirtschaft versinkende freiberufliche Journalist ein Klischee oder Realität? Beides natürlich, je nach Persönlichkeit und Routine mehr zum einen oder anderen tendierend. Für große Unternehmen gibt es schon lange Programme, die bei der Verwaltung der Kundendaten, der Erstellung von Angeboten oder Rechnungen und der Finanzverwaltung behilflich sind – Software zur Steuerung der Geschäftsprozesse. Zuviel Zettelwirtschaft kann durch Doppelarbeit oder vergessene Rechnungskontrolle zu finanziellen Einbußen oder schlicht zu Mehrarbeit führen. Das ist ärgerlich und die Versuchung groß, durch Software Ordnung in die eigenen Geschäftsprozesse zu bringen. Mittlerweile sind Programme auf dem Markt, die auf Freiberufler und kleine Unternehmen wie etwa Pressebüros zugeschnitten sind. Lohnt sich die Anschaffung? «M» hat „PC-Kaufmann Freiberufler 2004“ getestet, zum Preis von knapp 120 Euro vertrieben von SageKHK (www.sagekhk.de). Nach deren Darstellung unterstützt das Produkt beim Erstellen von Angeboten, dem Abrechnen von Leistungen, der Zahlungsüberwachung, sowie der Erstellung von Meldungen an das Finanzamt.

Im Test gab es bei Installation und Inbetriebnahme nichts auszusetzen. Unschön ist die quasi zwangsweise Registrierung. Laut Lizenzvertrag wird die Software ohne diese sogar unrechtmäßig genutzt, in der Praxis funktioniert sie zwar, nervt aber mit ständigen Aufforderungen zu Registrierung. Tatsächlich ist der in der Registrierung enthaltene kostenlose Support für 30 Tage durchaus sinnvoll – und erfreulicherweise auch kompetent. Wer das Handbuch nicht ignoriert, sollte innerhalb eines Tages mit einem Testmandanten zu einer grundsätzlichen Beherrschung der wichtigsten Funktionen gelangen. Also ein Angebot erstellen und die passende Rechnung per Knopfdruck produzieren können. Das Programm legt dabei automatisch Listen mit offenen Angeboten und Rechnungen an, so dass deren Kontrolle erleichtert wird. Und die Vorgänge werden direkt in eine Finanzbuchhaltung übernommen, so dass Umsatzsteueranmeldung oder Einnahme-Überschuss-Rechnung – vorausgesetzt, das Programm wurde konsequent für alle Rechnungsvorgänge und Betriebsausgaben genutzt – eine Sache von wenigen Minuten sein kann.

Größtes Manko sind sicher die starren Vorgaben bei der Angebotserstellung – hier kommt der freie Journalist, der in der Regel keine oder nur wenige standardisierte Produkte anbietet, nur über Sonderfunktionen zur Möglichkeit, etwas detailliertere Angebote zu schreiben. Vor allem wegen dieses Nachteils, aber auch weil letztlich ein doch recht hohes Maß an Einarbeitung und große Disziplin in der täglichen Arbeit erforderlich sind, erscheint „PC-Kaufmann Freiberufler 2004“ für den vor allem journalistisch arbeitenden Freiberufler letztlich doch ziemlich überdimensioniert. Positiver könnte das Urteil aber aus Sicht von PR-Büros ausfallen.

 

nach oben

Weitere aktuelle Beiträge

Fußball-EM: Zu Gast bei Freunden?

Vier Wochen vor EM-Start überraschte der Deutsche Fussballbund (DFB) mit einer originellen Kaderpräsentation. Anstelle einer drögen Pressekonferenz setzte man auf eine teils witzige Salami-Taktik: Mal durfte ein TV-Sender einen Namen verkünden, dann wieder druckte eine Bäckerei den Namen Chris Führich auf ihre Tüten. Das Bespielen sozialer Netzwerke wie X oder Instagram dagegen funktionierte nicht optimal – da hat der Verband noch Nachholbedarf.
mehr »

VG Wort: Ein Gutes Ergebnis erreicht

Im Jahr 2023 hat die VG Wort 168,88 Millionen Euro aus Urheberrechten eingenommen. Im Vorjahr waren es 174,42 Millionen Euro. Ein „gutes Ergebnis“, wie geschäftsführender Vorstand Robert Staats sagte. „Wir sind zufrieden.“ Die Hauptausschüttungen für 2023 der Verwertungsgesellschaft Wort sind gesichert, da die Mitgliederversammlung am 1. Juni 2024 dem Jahresabschluss mit großer Mehrheit zugestimmt hat. An der hybriden Versammlung nahmen 144 Mitglieder teil, davon 66 in Präsenz in Berlin, die insgesamt 523 Stimmen vertraten.
mehr »

Gemeinsame Schritte gegen SLAPPS

Es sind vulnerablere Personen oder Organisationen, die von Unternehmen oder wohlhabenden Einzelpersonen gezielt mit Abmahnungen oder Klagen überzogen werden. Übermäßig hohe Schadensersatzforderungen, sehr hohe Anwaltskosten, großflächiges Vorgehen gegen jegliche sich äußernde Stimmen und ein kompromissloses Verfolgen kleinlicher Forderungen sind typische Charakteristika von SLAPPs in Deutschland.
mehr »

KI in der Fotografie

In der Debatte um KI wird häufig davor gewarnt, womit wir es zukünftig vermehrt zu tun haben werden, wie Fakes oder Urheberrechtsverletzungen – nicht zuletzt bis hin zur Verdrängung der Fotograf*innen durch KI. Aber KI bietet auch viele Vorteile für Fotograf*innen. „In der Bildbearbeitung ist künstliche Intelligenz ein absoluter Gamechanger“, sagt der Fotograf André Leisner aus Lübeck, der auch im Marketing zu Hause ist.
mehr »