Die Plage mit virtueller Post

Das Zumüllen mit Informationsbrocken ist gängige Alltagspraxis

Die gedruckte Pressemitteilung flattert Journalisten nur noch selten auf den Schreibtisch. Umso voller ist der elektronische Briefkasten: Die Bearbeitung der nicht immer erwünschten virtuellen Post kostet Zeit und Energie.

„Nach meinem Urlaub hatte ich über 1000 E-Mails auf dem Rechner!“ Es ist noch gar nicht so lange her, dass Kollegen mit solchen Bemerkungen ihre eigene Wichtigkeit zu unterstreichen suchten. Statt Hochachtung ernten sie inzwischen eher Bedauern. E-Mail, die schnelle und billige Nachricht per Datenleitung, ist an vielen Arbeitsplätzen zur Plage geworden. „Manchmal habe ich keine Lust mehr, im Computer nachzuschauen, was neu hereingekommen ist“, berichtet der verantwortliche Redakteur einer Fachzeitschrift: „Meist soll ich sofort auf irgendetwas reagieren, und das bedeutet Stress.“

Milliarden Mails

Die elektronische Post hat die Verständigung zwischen Firmen und ihren Kunden, aber auch die unternehmensinterne Kommunikation revolutioniert. Die althergebrachten Briefe im gelben Kasten sind selten geworden, auch das Medium Fax hat den Höhepunkt seiner Nutzung längst überschritten. Milliarden Mails werden weltweit an einem einzigen Tag verschickt. Quantität geht dabei vor Qualität. Es ist nicht nur die unerwünschte, vielleicht gar virenverseuchte Post, die zusätzlichen Druck auslöst. Zum Spam-Nonsens, der die künstliche Penisverlängerung anpreist oder die angeblich notwendige Aktualisierung von Kontodaten verlangt, kommt gerade bei Journalisten die Dauerberieselung durch PR-Dienstleister und Lobbyisten. Kaum weniger anstrengend ist die Schreibfreude mancher Kollegen: Innerhalb großer Firmen, Institutionen oder beruflicher Netzwerke kursiert eine wahre Flut unspezifischer Rund-Mails, die Arbeitsalltag und Interessen des einzelnen Empfängers selten berühren, aber dennoch in seinem virtuellen Eingangsfach landen.
Die elektronische Kommunikation funktioniert nach dem Bumerang-Prinzip. Selbst ohne den lästigen Spam empfängt ein durchschnittlicher Nutzer mehr als doppelt so viele Botschaften, wie er selbst verschickt. Arbeitspsychologen berichten, dass ihre Klienten über eine wachsende Belastung durch die Informationsflut klagen. Einer Untersuchung des britischen Institute of Management zufolge zählt der Umgang mit elektronischen Nachrichten bereits zu den wichtigsten Stressfaktoren leitender Angestellter. Einige von ihnen haben eine regelrechte Phobie entwickelt; sie ängstigen sich geradezu vor den laufend eintreffenden Meldungen. Die mancherorts unangenehmen Signaltöne der elektronischen Briefträger verschärfen den Druck und mindern die Konzentrationsfähigkeit auf das eigentlich Wesentliche. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin warnt vor einem Überangebot an Informationen, das gar nicht mehr verarbeitet werden könne. Es komme zu „Funktionsstörungen, Ablenkungen und Planungsunsicherheit“, heißt es in einer Studie der Dortmunder Gesundheitsschützer.
„Zwei Drittel der Mails, die ich bekomme, haben mit meiner Arbeit überhaupt nichts zu tun“, stöhnt ein Verlagsmitarbeiter. Bei einem weiteren Viertel lasse sich „mit viel Fantasie“ eine Verbindung zur eigenen Tätigkeit herstellen; „wirklich wichtig“ aber sei höchstens ein Zehntel der eingehenden elektronischen Post. Das Sichten der häufig umfangreichen Dateianhänge verlangt eine schnelle Auffassungsgabe – und kostet wertvolle geistige Energie. Keineswegs immer erkennt der Leser schon nach wenigen Zeilen, ob eine Information später vielleicht von Bedeutung sein wird.
Was schon mit der Verbreitung des Fax begann, hat sich mit der massenhaften Nutzung der E-Mail verschärft: Das Zumüllen mit Informationsbrocken ist zur gängigen Alltagspraxis geworden. „Die Leute stehlen sich gegenseitig die Zeit“, lautet das vernichtende Urteil des britischen Unternehmensberaters John Gundry. Dessen Firma „Knowledge Ability“ lehrt in speziellen Seminaren einen sinnvollen Umgang mit der elektronischen Kommunikation. Gundry empfiehlt zum Beispiel, die Zeit bewusst zu begrenzen, „die Sie täglich zur Pflege Ihres E-Mails aufwenden“. Er hat einen weiteren Ratschlag parat: „Halten Sie ein Problem nicht für gelöst, nur weil Sie jemandem eine elektronische Botschaft haben zukommen lassen.“

Perfider Druck

Im Gegensatz zum persönlichen Kontakt oder auch dem Telefon sind Mails keine dialogische Gesprächsform, sondern eine einseitige Angelegenheit: Die direkte Reaktion des Gegenübers wird nicht unbedingt erwartet; viele virtuell versendeten Briefe dokumentieren lediglich einen bestimmten Vorgang. Das kann zu Missverständnissen führen, es kann auch perfider Druck entstehen. Ein Absender kündigt zum Beispiel an, eine bestimmte Entscheidung zu treffen, wenn binnen zwanzig Minuten keine dem widersprechende Reaktion erfolgt. Vielleicht ist der Empfänger aber einfach unterwegs oder hat seinen Rechner ausgeschaltet?
Per Mail Beschlüsse zu forcieren, und dabei nur zum Schein ein Mitspracherecht einzuräumen, kann schon fast als „E-Mobbing“ gelten. Vorgesetzte wählen manchmal gezielt die elektronische Kommunikation, um ihren Mitarbeitern unangenehme Botschaften nicht mehr ins Gesicht sagen zu müssen. Sogar Entlassungen wurden in Einzelfällen schon per Mail mitgeteilt. Das Versenden elektronischer Nachrichten „zur Vermeidung einer emotional schwierigen Situation“ hält Experte Gundry für „absolut unzulässig“: Sobald „der Empfänger der Mail auch deren Thema ist“, sei die virtuelle Datenleitung „das falsche Medium“.

 
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