SAP ändert alles: auch die Arbeit des Personalrates

Die Erwartungen sind hoch, wenn in den Rundfunkanstalten die Entscheidung für die Einführung von SAP R/3 fällt. Die Aktienkurse dieses gleichnamigen Softwareanbieters steigen so stetig wie die jährlichen Umsätze. Wer mit dieser „integrierten Software“ seine Geschäftsprozesse optimiert, sieht sich schon auf der Gewinnerseite, im festen Glauben darauf, daß so viele SAP-Kunden nicht irren können. Damit die Rundfunkanstalten und ihre Beschäftigten nicht auf der Verliererseite landen, sind die Personalräte in neuer Weise gefordert, ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Mitbestimmung nachzukommen. Der Gesamtpersonalrat der Deutschen Welle hat sich seit 1993 auf diese Situation eingestellt.

Bevor sich die Personalräte mit den recht umfangreichen Systemunterlagen zielgerichtet auseinandersetzten, stand die Klärung der rechtlichen Qualität der Mitbestimmung an. D.h.:

  • kein einseitiges Handeln des Arbeitgebers
  • Initiativrecht – d.h. auch die Arbeitnehmerseite kann Vorschläge unterbreiten
  • Gestaltung des Einführungsprozesses und des Betriebs von SAP R/3 durch Abschluß einer Dienstvereinbarung
  • Durchsetzung der Inhalte über eine Einigungsstelle, die in ihrer Schlichterfunktion in der Regel einen tragfähigen Kompromiß für beide Betriebsparteien entwickeln wird.

Mitbestimmungsfelder

Bei der Einführung von SAP R/3 sind im wesentlichen folgende Mitbestimmungsfelder tangiert:

  • Leistungs- und Verhaltenskontrolle: Auch wenn der Arbeitgeber eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle nicht bezweckt, so sind die objektiv möglichen Kontrollen bei SAP R/3 recht vielfältig.
  • Gesundheitsschutz: In Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz bzw. den EG Richtlinien zum Gesundheitsschutz – ein wesentliches Gestaltungsfeld für die Personalvertretung
  • Qualifizierung: Auch wenn die Mitbestimmungsrechte im Vergleich zur Betriebsverfassung hierzu auf die Auswahl der Teilnehmer an Fortbildungsveranstaltungen beschränkt ist, läßt sich mittelbar auch auf Inhalte Einfluß nehmen. Rückblickend gesehen, kommen noch weitere dazu:
  • Regelung zur Arbeitszeit/Mehrarbeit. Überstunden sind vor allem für Umstellungen auf SAP und seine jeweiligen Module an der Tagesordnung
  • Umsetzungen und Versetzungen können Tätigkeiten und Inhalte verändern (personelle Maßnahmen)
  • Wegfall von Arbeitsplätzen vor allem im Bereich qualifizierter Sachbearbeitung – das kann schon recht schnell die Notwendigkeit eines Sozialplans deutlich machen.

Die Einführung von SAP R/3 mit seinen vielfältigen Modulen und Anwendungsmöglichkeiten verändert einen Betrieb grundlegend

Die Einführung soll daher auch nach den Vorstellungen des Herstellers als technisch-organisatorische Veränderung begriffen und als betrieblicher Aushandlungsprozeß organisiert werden. Das bedeutet: unterschiedliche Fachbereiche müssen ihre Sicht der Dinge darüber, wie und an welcher Stelle und auf welche Weise eine Aufgabe wie Honorarabrechnung, Materialbestellung, Sendeablaufplanung, Bestandsverwaltung, Gehaltsabrechnung oder Personalentwicklung etc. zukünftig bearbeitet wird, in die Projektplanung einbringen können. SAP stellt dafür sogenannte Einführungstools zur Verfügung.

Diese Kommunikationsprozesse systematisch zu organisieren, erschien der Geschäftsleitung der Deutschen Weile zu mühsam. Die Veränderung der Ablauforganisation ist das Ziel von SAP. Dabei wird aber auch die Aufbauorganisation grundlegend geändert, d.h.: neue Aufgabenzuschnitte! Hier verzichtete die Deutsche Welle auf die Definition eigener Ziele und gab damit ihre Kompetenz (für den Sender und das Produkt) ab an die Unternehmensberatung und die Firma SAP. Schon bald war dann nur noch von Machbarkeit die Rede, von technischer Lauffähigkeit und termingerechter Erstellung.

Einführungsgründe der Geschäftsleitung

Erfolgreicher und nutzbringender wäre eine Einführung auf der Basis einer zuvor geführten Leitbilddiskussion. Ohne eigenes Arbeitsorganisatorisches Leitbild wird die Vorstellung des Unternehmensberaters und des Herstellers (z.B. die Umstellung zu schlanken Produktionsprozessen) implizit übernommen. Die Einführungsgründe der DW Geschäftsleitung lauteten im wesentlichen wie folgt:

  • SAP ist ein modular aufgebautes integriertes System (was ein Widerspruch in sich ist – also nicht stimmt)
  • modern und flexibel (für wen?) – die Beschäftigten sollen durch die SAP-Kenntnisse auf dem externen Arbeitsmarkt konkurrenzfähig werden (hört, hört!)
  • die Finanz- und Gehaltsabrechnung soll modernisiert werden (würde SAP heute eingeführt, müßte wahrscheinlich noch die Umstellung auf das Jahr 2000 herhalten.)

Die Personalvertretung verlangte im Mitbestimmungsverfahren eine Zielklärung und entsprechende Konsequenzen für die Projektorganisation.

Wenige Tage vor dem Einführungstermin 1. Januar 1993 wurde das Mitbestimmungsverfahren durch den Arbeitgeber abgebrochen und die SAP-Einführung als sogenannte „Eilmaßnahme nach (section) 69 Abs. 5 BPersVG“ definiert (vom Gesetzgeber als Handlungsvollmacht des Arbeitgebers im Katastrophen-Fall vorgesehen).

Die Einführung von SAP Modulen und Anwendungen dauert bis heute an (die Mitarbeiterinnen des AFOS-Projektes sprechen auch von einer Dauerbaustelle). Ebenso der Machtkampf unterschiedlicher betrieblicher Interessengruppen – aktuell sichtbar bei der Realisierung der dezentralen Mittelbewirtschaftung und des Controllings (mit Hilfe eines weiteren Unternehmensberaters) sowie einem – nachträglich von der Geschäftsleitung gewünschten – Einführungskonzept für das DW-interne Intranet.

Der Gesamtpersonalrat hatte damit zunächst kaum mehr Einflußmöglichkeiten auf den Einführungsprozeß: ein Handlungsspielraum mußte neu erarbeitet werden.

Keine SAP-Einführung ohne Regelung des Gesundheitsschutzes

Über die „vorläufige Eilmaßnahme“ sollte das Verwaltungsgericht Köln entscheiden. In dieser Situation erklärten die Personalvertretungen:

Keine SAP-Einführung ohne Regelung des Gesundheitsschutzes für alle.

Damals – vor Verabschiedung des Arbeitsschutzgesetzes und der Bildschirmverordnung – nahmen wir uns vor, die in den EU-Richtlinien normierten Mindestanforderungen zum Gesundheitsschutz für SAP R/3 betrieblich umzusetzen. Unter den allgemeinen Pflichten des Arbeitgebers normiert die EU-Rahmenrichtlinie, daß der Arbeitgeber folgenden Grundsatz bei der Gefahrenverhütung zu beachten hat:

Planung der Gefahrenverhütung mit dem Ziel einer kohärenten Verknüpfung von Technik, Arbeitsorganisation, Arbeitsbedingungen, sozialen Beziehungen und Einfluß der Umwelt auf den Arbeitsplatz. Die client-server-Technologie und insbesondere SAP R/3 muß nicht nur als technische Veränderung, sondern als technisch-organisatorischer Veränderungsprozeß verstanden werden:

„Die Einführung eines bildschirmgestützen Informationsverarbeitungssystems kann Auswirkungen auf die Struktur, Funktion und psychische Umwelt einer Organisation haben. Formen der Zusammenarbeit können sich ändern, individuelle, organisatorische oder technische Zusammenhänge können sich ändern, ebenso die Arbeitsinhalte. Die Veränderungen sollten die Arbeitsausführung, die Gesundheit und das Wohlbefinden der davon betroffenen Menschen in positiver Weise beeinflussen“

DIN-EN-ISO Norm 29241 Teil 2

Diese internationale Norm zur Bildschirmarbeit beinhaltet neben der Zielsetzung auch Leitsätze für den Bereich Aufgabengestaltung. Sie sind sowohl für die Organisation, die das System einsetzt relevant als auch für den einzelnen Mitarbeiter, der dies als Arbeitsmittel benutzt.

So sollen z.B. soweit wie möglich vermieden werden:

  • Überforderung oder Unterforderung, die zu übermäßiger Beanspruchung, Ermüdung oder zu Fehlern führen können
  • unangemessener Wiederholungsgrad, der zu Monotonie und Sättigungsempfindungen, Langeweile und zu Unzufriedenheit führen kann
  • unangemessener Zeitdruck
  • Einzelarbeit ohne Gelegenheit zu sozialem Kontakt.

Angestrebt werden sollen dagegen folgende Merkmale gut gestalteter Arbeitsaufgaben:

  • Berücksichtigung von Erfahrungen und Fähigkeit der Benutzergruppe
  • Anwendungen einer angemessenen Vielfalt von Fertigkeiten, Fähigkeiten und Aktivitäten
  • zu erledigende Aufgaben als ganzheitliche Arbeitseinheiten gestalten
  • angemessenen Handlungsspielraum hinsichtlich Reihenfolge, Arbeitstempo und Vorgehensweise für die Benutzer vorsehen
  • Gelegenheit zur Weiterentwicklung bestehender und die Aneignung neuer Fertigkeiten im Rahmen der Aufgabengestaltung.

Solche Festlegungen müssen spätestens beim sogenannten customizing, der Einstellung des SAP Systems, erfolgt sein und im Mitbestimmungsverfahren gemeinsam gestaltet sein (so in einer rechtskräftigen Entscheidung des Arbeitsgerichtes Hamburg, das einstweilig anordnete, in einem norddeutschen Unternehmen den Betrieb von SAP R/3 einzustellen).

Arbeitsplatzanalysen offenbaren Planungsmängel

Der Gesamtpersonalrat der Deutschen Welle konnte 1994 in einer der ersten Einigungsstellen zum Thema Gesundheitsschutz bei Einführung von Informationstechnologie unter Beratung von Forbit AO (Forschungs- und Beratungsstelle Informationstechnologie, Wirtschaft, Arbeitsorganisation) eine Dienstvereinbarung zu dieser Thematik erreichen. Dabei wurde auch eine betriebliche Umsetzung zur gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsplatzanalyse einschließlich der Untersuchungskriterien vereinbart.

Die sieben Humankriterien (Entscheidungsspielraum, Zeitspielraum, Strukturbarkeit, Körperliche Aktivität, Kontakt, Kommunikation, Variabilität) sind nicht nur Untersuchungskriterien, sondern gleichzeitig Vorgabe für die Gestaltung von Arbeitsaufgaben, Arbeitsorganisation und Arbeitsplatz. Je stärker diese bei der Planung berücksichtigt wurden, desto geringer die Mängel und Belastungsfaktoren bei der Arbeitsplatzanalyse.

Die ersten Arbeitsplatzanalysen ergaben inzwischen, daß in allen Bereichen des Gesundheitschutzes nachgearbeitet werden muß: bei der Gestaltung der

  • Arbeitsorganisation
  • Software und der Tätigkeiten
  • Hardware und der Arbeitsumgebung.

In Kenntnis der Rechts- und Sachlage zog die Geschäftsleitung jüngst die Konsequenzen und setzte einen Gesundheitsschutzbeauftragten ein. Er soll jetzt u.a. die im Arbeitsschutzgesetz geforderte Organistion zur Realisierung des Gesundheitsschutzes aufbauen und den Arbeitgeber und den Personalrat beraten.

Für die Einführung des Basis-Systems und einiger Module wurde ab 1994 in einer Einigungsstelle eine Dienstvereinbarung unter Beteiligung von Forbit AO verhandelt und abgeschlossenen. Sie regelt vor allem

  • den Umfang der Module im einzelnen, das Berechtigungskonzept und die Vergabe von Berechtigungen
  • Anforderungen an Qualitätskonzepte und Schulungsmaßnahmen
  • Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Handhabung
  • Beteiligung der ArbeitnehmerInnen
  • Beteiligungsprozeß im Mitbestimmungsverfahren bei Änderung und Erweiterung des vereinbarten Systems.

Die inhaltliche Beschäftigung und Entwicklung von Gestaltungsvorschlägen in vielen Personalratssitzungen und diversen Arbeitsgruppen haben deutlich gemacht, daß weniger das technische System als vielmehr die darin enthaltenen inhaltlichen Vorgaben für uns wichtig sind. Trotz dieses Beteiligungsprozesses hat die Ausgabe in zweistelliger Millionenhöhe erhebliche Belastungen für viele Kolleginnen und Kollegen verursacht.

Auch wenn dem Gesamtpersonalrat durch glatte Rechtsbrüche der Arbeitgeberseite die Mitbestimmung in der Vergangenheit immer wieder aus der Hand geschlagen wurde, wir konnten immer wieder neu ansetzen. Dabei mußten wir lernen,

  • daß im gesamten Gremium Kompetenz aufgebaut werden muß,
  • mit Verfahrensregeln umzugehen, wie sie in den Dienstvereinbarungen zum Beteiligungsverfahren, zu SAP und zum Gesundheitsschutz enthalten sind,
  • daß die Organisation der Arbeit im GPR den differenzierten Anforderungen Rechnung tragen muß, um die verschiedenen betrieblichen Sichtweisen aufnehmen zu können und auch im Konflikt flexibel reagieren zu können.

Und: daß Mitbestimmung gestalten heißt, mußten wir auch erst lernen.


Aktualisierte Broschüre der TBS/NRW zur Einführung von SAP-Programmen erschienen

Die TBS beim DGB LB NRW hat eine aktualisierte Broschüre „Einführung von SAP-Programmen“ erarbeitet. Neben Grundinformationen zu dem Programmpaket R/3 enthält sie vor allem Handlungsansätze für Betriebs- und Personalräte, um den Einführungsprozeß zu beeinflussen und mitzugestalten. Hierzu werden die wichtigsten Leistungsmerkmale, Begrifflichkeiten und Strukturen von R/3 erläutert, sowie die typische Vorgehensweise zur Einführung von R/3 vorgestellt. Hierauf aufbauend werden Anforderungen an die Projektorganisation, Möglichkeiten zur Begrenzung der Leistungs- und Verhaltenskontrolle und Probleme des Einsatzes des SAP Business Workflow erläutert. Die Broschüre kann gegen eine Gebühr von DM 7,- zzgl. Versandkosten bei der TBS beim DGB LB NRW, Regionalstelle Südwestfalen, Körnerstr. 82, 58095 Hagen, Tel. 02331-13053, Fax: 02331-14903 bestellt werden.


  • Ulrike Mast-Kirschning ist
    Vorsitzende des Gesamtpersonalrates bei der Deutschen Welle
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